Çdo ditë, në botë dërgohen 183 miliardë e-mail. Ne do t'ju tregojmë se si të siguroheni që letra juaj të mos humbet në masën e përgjithshme. Dhe kështu që marrësi jo vetëm që nuk e dërgoi atë në shportë, por gjithashtu iu përgjigj pozitivisht atij. Rregullat e shkrimit të një letre biznesi do të jenë të dobishme për të gjithë. Pa përjashtim. SI DO TË LIDHET LETRA?
Është e nevojshme të fillohet tradicionalisht: "I dashur Ivan Sergeevich, hello!" Kishte një rast kur një kompani e madhe në korrespondencën e saj ndryshoi apelin klasik "Të dashur" në "Të dashur". Dhe megjithëse, duket sikur emocionalisht apeli u bë më i ngrohtë, partnerët ishin të vëmendshëm. Në asnjë rast mos e përdorni shprehjen "Koha e mirë e ditës" si një përshëndetje - së pari, askush nuk flet në jetë, dhe së dyti, mund të keni përshtypjen se nuk ju intereson kur merret letra.
A MUND TË PËRDORET NË LETRA TË MURI?
Nëse letra i drejtohet një të huaji dhe është me natyrë biznesi, buzëqeshjet mund të krijojnë ndjenjën e familjaritetit në adresuesin. Në letrat joformale të adresuara kolegëve, nuk janë të ndaluara figurinat. Megjithatë, nëse ka informacion në letër që një ditë CEO i kompanisë suaj mund të ketë nevojë, mendoni nëse doni që kllapat e buzëqeshura të kapin syrin e tij?
Si të mos lejoni emocionet negative për të prekur tonin e letrave?
Kur nuk jeni të kënaqur me diçka, por nuk doni ta prisni marrëdhënien me fajtorin e shfaqjes së emocioneve negative, por do të bëni një dialog konstruktiv me të, mos e dërgoni menjëherë letrën. Le ta lexojmë tekstin tek një koleg që nuk është i përfshirë në konflikt, ose ta dërgosh më vonë kur mund të shkruash një letër neutrale në ton.
ÇFARË RASTET DUHET TË SPECIFIKOHEN LETRA?
Një letër gjithmonë duhet të ketë një temë. Kjo jep mesazhin e statusit dhe shpesh kursen nga marrja në spam. Tema duhet të jetë e shkurtër dhe e aftë të tregojë për ju ose për temën e bashkëpunimit tuaj me adresuesin. Për shembull, nëse takoni një klient në një konferencë, forum ose ekspozitë, është logjike të supozoni se do të ketë shumë letra në kutinë e tij me temën "ofertë" ose "bashkëpunim". Prandaj, kujtojeni më mirë emrin tuaj ose emrin e kompanisë. Dhe nëse keni njohuri të gjatë, atëherë në temën e letrës tregoni temën e punës në grup ose rastin e korrespondencës: "çështja e ...", "koment rreth ..."
A ËSHTË VËRTET PËR TË SHKURTË NGA GJUHËS ZYRTARE NË JOFFICIALE?
Nëse keni marrë një letër të shkruar me një ton të rreptë biznesi, atëherë ju duhet t'i përgjigjeni në të njëjtën mënyrë. Neglizhoni këtë rregull të shkrimit të një letre biznesi nuk duhet të jetë.
Përvoja tregon se kalimi nga një gjuhë zyrtare në atë joformale në korrespondencën e biznesit shpesh çon në bashkëveprim joefektiv. Do të jetë e vështirë për ju të diskutoni çështjet e biznesit dhe të inkurajoni partnerët për të përmbushur detyrimet e tyre nëse komunikimi juaj me ta është bërë si një miqësor. Gjuha zyrtare ndihmon për të mbajtur distancën dhe për të zgjidhur problemet në mënyrë efektive. Stili formal ndihmon të jetë i saktë para së gjithash në deklaratat e tyre, gjë që çon në rezultate më të mira.
A ka një metodë për të mbështetur shpejt adresën për të dërguar përgjigjen?
Në vend të shkrimit në temë "urgjentisht" ose "menjëherë", është më mirë të specifikoni në tekstin e letrës afatin e saktë kohor në të cilin dëshironi të merrni një përgjigje. Për shembull: "Unë ju kërkoj të përgjigjeni deri në një datë të tillë" ose "Unë me zjarr ju kërkoj të informoni për vendimin tuaj jo më vonë se kjo datë. Mos u mundoni ta përshpejtoni procesin duke i thënë të pranishmit të presë përgjigjen: "Po shpresoj për miratimin tuaj" ose "Lutem të përgjigjem në mënyrë pozitive". Jepini personit mundësinë të mendoni për veten e tij.
NË ÇDO RAST DUHET TË PËRDORET RËNDËSINË E RËNDËSISHME?
Ky mjet duhet të përdoret vetëm kur rasti i deklaruar në letër është me të vërtetë urgjent dhe i rëndësishëm jo vetëm për ju, por edhe për adresuesin tuaj. A mendoni se të gjitha rastet janë kështu? Shënoni të gjitha letrat tuaja në internet me flamuj të kuq dhe shenja të thirrjes - gabim. Mos harroni përrallën rreth një gjeli dhe një ujku: kur ju duhet vërtet një letër që të lexohet menjëherë, do të injorohet.
SI TË SHKRUOJMË GJYKUAR NË TË CILIN PAS FAJË?
Nëse jeni i detyruar të refuzoni diçka, mos e nisni mesazhin me një deklaratë dështimi. Përshkruani shkurtimisht arsyet për vendimin tuaj dhe bëni të qartë se në rrethana të caktuara është e mundur të ktheheni në shqyrtimin e çështjes. Faleminderit për interesin e treguar, shpreh keqardhje për një rezultat të tillë të çështjes dhe përfundojeni letrën me një shënim pozitiv, për shembull, "Unë dëshiroj sukses".
ÇFARË DUHET TË BËHET NËSE LETRA ËSHTË SHUMË E GATSHME?
Strukturoni tekstin, thyejeni në kapituj, paragrafë, paragrafë - përndryshe mesazhi i gjatë është i vështirë të perceptohet. Nëse informacioni jepet nga një pjesë e vazhdueshme, atëherë në rreshtin e dytë personi fillon të humbasë interesin për të. Formula ideale për hartimin e shkronjave të mëdha të internetit duket kështu: një mendim është një paragraf. Gjithashtu është e rëndësishme të shmangni fjali komplekse dhe frazat e paqarta. Për t'iu përgjigjur shpejt letrës suaj, një person duhet të jetë në gjendje të kuptojë nga hera e parë atë që ata vërtet dëshirojnë prej tij.
SI ËSHTË MË TË MIRË PËR REGJISTRIM?
Duke iu përgjigjur letrës, mjafton të tregosh në fund emrin dhe mbiemrin tënd. Nëse nisni korrespondencën, më pas tregoni pozicionin tuaj dhe numrin e telefonit të kontaktit. Duke përdorur në fillim të letrës apelin "I dashur ...", mos e përfundoni atë me shprehjen "I juaji me besnikëri". Shkruani: "Përshëndetje më të mirë" ose "Sinqerisht juaji". Merr disa lloje të nënshkrimeve në postën dhe i përdor ato në varësi të situatës.
NË GRANDFATËN E FSHATIT.
• Sipas kompanisë hulumtuese Radicati Group, çdo ditë në botë dërgohen 183 miliardë letra interneti, që janë më shumë se 2 milionë letra në sekondë.
• Kaspersky Lab, një prodhues i njohur i sistemeve anti-spam, vlerësoi se 80% e të gjitha postave të dërguara brenda një dite janë spam.
• Sipas agjencisë Gallup Media, nga 70 milionë përdorues të regjistruar të sistemit postar mail.ru, gati 8 milionë shikojnë kuti postare të tyre çdo ditë.
• Shumica e spameve dërgohen nga SHBA, Rusia dhe Polonia.
• Temat më të shpeshta të reklamimit të paautorizuar, që dërgohen me postë, janë medikamente dhe të njohurit.